フリーランスは自己管理能力が非常に大事です。
デザイナーやイラストレータなど、「納期」が重要な仕事の場合、しっかりとスケジュールの管理をしないといけません。
また、スケジュールを把握できていないまま仕事を受けてしまうと、ブラック企業のような作業量になってしまったり、納期が間に合わなくなってしまう危険もあります。
一度も納期に遅れたことがない私が実践している「スケジュール管理方法」を紹介します。
使うツールは2つだけで完璧に管理ができるので、ぜひ取り入れてみてください！
納期は信用問題に関わるので、必ず守るようにしましょう！
使うのは２つのツールだけ
紙の手帳を使っていたこともありますが、どうしてもデザインの修正作業などで進捗が前後することが多いので、書き直しができず困っていました。
また、案件名も英語のものや、長い会社名などがあって書くことすら面倒になってしまい、紙のものは使うのをやめてしまいました。
そこで最終的に落ち着いたのが「Googleカレンダー」と「Trello」という２つのツールを使う方法です。
①Googleカレンダー
引用：Googleカレンダー
実際に使っている方も多いかもしれませんね。Googleのアカウントがあれば使えるので、簡単に使い始めることができます。
- プライベートと仕事を一括管理できる
- 時間の調整がマウスドラッグでできる
- アプリがあるので、スマホからも確認できる
共有カレンダーという機能もあり、スケジュールを複数人で共有することも可能です。
②Trello（タスク管理ツール）
引用：Trello公式サイト
Trello（トレロ）というタスク管理ツールです。
会社員だったころに社内での進捗確認に使っていて、とても使いやすかったので今でも使っています。
- 一目で案件それぞれの進捗がわかる
- 納期を設定できる
- 直感的に操作しやすい
- 案件ごとにチェックリストがつくれる
Googleカレンダーの設定
（Googleアカウントは既に持っている方が多いと思うので、ここでは作り方は割愛します。）
Googleカレンダーを開く（ログイン）
Googleホーム画面の右上の点が9個集まったようなマークを押して、「カレンダー」を選択します。
または、Googleカレンダーにアクセスして、右上の「ログイン」からGoogleアカウントでログインします。
スケジュールの入力
カレンダーの画面が開いたら、スケジュールを入力することができます。
カレンダー上の予定を入れたい時間付近をクリックすると、入力タブが出てくるので、そこにスケジュールを入力していきます。
スケジュールのカスタマイズ
スケジュールを色々入れてみましたが、プライベートの予定も一緒になってしまっていてわかりづらいですね…。
色を変えて、何の予定なのかをわかりやすくしましょう。
①右上の歯車マークから「設定」を押します。
②設定画面が開くので、左の欄の「カレンダーを追加」をクリックして詳細を表示し、「新しいカレンダーを作成」をクリックします。
③項目分けしたい名前（プライベート・納期・ミーティングなど）を入力して、「カレンダーを作成」をクリック
追加されました！
「納期」の項目を作っておくことで、スケジュールに埋もれずに納期を確認することができます。
予定の種類ごとに分けてみましょう！
①変更したい予定をクリックして、鉛筆マーク（編集）をクリック
②真ん中らへんにカレンダーを選択する箇所があるので、該当するものを選択して保存をクリック
「水族館」の色が変わりました！
この調子ですべてのスケジュールを変更すると…
こんな感じでどこになんの予定が入っているのかが一目でわかります。
好みに合わせて色を変えましょう！
ちょっとこのままだと目がチカチカするので、色を変えていきます！
①左の「マイカレンダー」の欄から色を変更したい項目にカーソルを置くと、縦に三つ並んだ点々が出てくるのでクリックします。（「〇〇〇」のオーバーフローメニューと表示が出てきます。）
②カラーパレットが出てくるので、好きな色を選びます。（＋のマークを押すと、細かい色設定ができます。
こんな感じにしてみました。かわちい。
Trelloの設定
次はTrelloの設定をしていきます。
Trelloは案件が今どこまで進んでいるのかをわかりやすくするために使います。
Googleカレンダーではスケジュールは確認できますが、進捗がいまいちわかりません。
例えば、B社チラシデザインはどの段階まで進んでいるのかパッと見てわかりませんよね…。案を出した後なのか、はたまた修正の連絡待ちなのか、もう納品段階なのか。
たくさん案件を抱えると、ごちゃごちゃになりがちなので、Trelloを使って進捗管理をしていきます。
Trelloのアカウント登録
①Trelloトップページの「アカウントを無料で作成」のところにメールアドレスを入れてアカウントを作成します。
②メールアドレスで登録する場合は「サインアップ」、各アカウント連携で使用する場合は該当するものを選びます。
③情報を確認して、アカウントを作成をクリック
Trelloの作成
アカウントを作成すると、チュートリアルで質問が出てきますが、すべてスキップして大丈夫です。するとこんな画面になります。
わーすごい色ですねー。笑 一旦色に関しては置いといて、使い方を説明していきますね。
●「ToDo」「作業中」「完了」と書いてあるグレーの縦長のエリアが「リスト」
●リストののなかにある「プロジェクト計画」などと書いてあるものが「カード」
カードに案件名を入れて、進捗が変わるたびに該当するリストに動かしていく…という感じなのですが、文字だとわかりづらいので実際に使ってみましょう！
進捗リストを作る
①初めから入っている不要なリストを消す
リストの右上にある「…」をクリックして「このリストをアーカイブ」を押すとリストが消えます。
不要なリストをすべて消してしまいましょう。
②進捗リストを作成する
「＋リストを追加」をクリックして、仕事の進み方に合わせて進捗を入れます。
私の仕事の場合は
見積もり→作成中→修正→連絡待ち→納品→納品完了と作業が進むので、6個のリストを作りました。
リストが完成しました。
③仕事内容を入力する
仕事の内容は「カード」を増やして管理していきます。
リスト内にある「+カードを追加」をクリックして、仕事名を入れましょう。
ここでは「A社 ロゴデザイン」と入れてみます。
カードが出来ました！
④仕事の詳細を入力する
カードをクリックすると、詳細が開くのでここに詳細を入れていきます。
私が良く使うのは「ラベル」「チェックリスト」「日付」ですが、説明のところに仕事内容の詳細を入れても良いです。使いやすいようにいろいろ触ってみてください。
受注先や仕事のカテゴリ分けに使うと便利です。
「デザインの仕事」「イラストの仕事」などのようにラベルを追加していくことができます。
チェックリストをつけることができます。一つの案件で、色々作成するときなどに便利。
例えば、「桃太郎のイラスト」の仕事だったら「桃太郎」「猿」「犬」「キジ」みたいにチェックリストを作れます。
私は納期を入れて使っています。
そしてこれらをすべて入力すると…
こんな感じになります！
表示をカスタマイズする
ちょっとさすがに目が痛い色なので、好みに合わせて変えましょう。
ボードの右上の「…」を押すとメニューが開くので、「背景を変更」から色を変えたり、好きな写真にすることもできます。
Torelloの操作方法
カードはドラック＆ドロップで移動させることができるので、仕事の進捗に動きがあったらその都度カードを移動させます。
例えば、見積もり段階だった「A社ロゴデザイン」の仕事が作成にうつったら、リストを「作成中」に移動させます。
こんな感じになるので、どの案件がどこまで進んでいるのか、納期が迫っている案件はないかなど一目で確認することができます！
納品完了のリストのカードはどんどん増えていくので、月が替わったらアーカイブするなど、定期的にリセットしても良いです。
リスト右上の「…」から「このリストにあるすべてのカードをアーカイブ」でまっさらにすることができます。
使い方の説明でちょっと長くなってしまったので、実際にどのように管理をしていくかについては次の記事で説明します！
ぜひ使ってみてくださいね。
