仕事をしていると「電話対応」をする場面はよくあるかと思います。
ですが、実は私は電話対応がものすごく苦手です。
それはもう着信音がなるだけで動悸がするほどに…笑
会社員の頃はがんばって電話対応をしていましたが、とてもつらかったです。
今はフリーランスとして仕事をしていますが、
フリーランスになってからも電話や対面での打ち合わせはなるべくお断りさせていただき、
メールやチャットなどの文字でのやり取りだけで仕事をしています。
本記事では、私が電話での打ち合わせを断っている理由と、断り方について紹介します。
- 電話での打ち合わせが苦手で断りたい人
- 電話なしでもフリーランスで仕事ができるか知りたい人
- 電話でのやり取りの断り方が知りたい人
苦手なら、電話をお断りしても大丈夫
電話を断るなんて、非常識じゃない…？
中にはそう感じる方もいるかもしれません。
もちろん、大至急の連絡や、本人確認など電話でなければいけないこともあります。
そのような時は電話は受けますが、
そうでない場合は「必ずしも電話で対応をする必要はないのでは？」と思うのです。
電話が苦手な理由
LINEやチャットの普及で、現代の若い人ほど、電話が苦手な人が多いといいます。
そもそも、なぜ苦手に感じてしまうのか？
個人差はあると思いますが、少しまとめてみました。
- 言葉がうまく出てこなかったらどうしようという不安がある
- メモを取りながら話すのが大変
- 聞き間違いや、聞き忘れが怖い
- スケジュールを合わせないといけない
- あとで見返すことができない
電話や面談では、「対話」が必要です。
お話が苦手だったり、緊張してしまう場合は
「うまく返答できなかったらどうしよう…」
「すぐ言葉が出てこなかったらどうしよう…」
などの不安から、どうしても「苦手」と感じてしまいます。
また、対話は「声」なので、文字のように目で見て確認ができません。
そのため、聞き間違いや誤解が生まれることも多いので不便と感じることもあります。
電話での打ち合わせをお断りしている理由
私が電話でのやり取りをお断りするのには
単純に「苦手だから」という理由よりも、もっと大事な理由があります。
理由①：文字として残らないから
一番の理由は「文字としての記録が残らないこと」です。
声でのやり取りだと、どうしても勘違いやすれ違いが発生することがあります。
メールなどの文字でのやり取りであれば、記録としてしっかり残ります。
「どうだったかな」と思ったときに、見返すことも可能です。
例えば、電話で納期を伝えられたとします。
納期は1月13日でお願いします！
わかりました！ （メモしておこう…1月23日…と）
じゅうさん と にじゅうさん を聞き間違えてしまったパターンです。
あとから、納期を確認しようとしても、自分のメモしかないので間違いにも気づけませんね…
また、取引に関するお話などは記録として残るメールなどの方が良いです。
声のやり取りだけだと、「あの時こう言ってましたよね？」「言ってませんよ」というような問題に発展してしまう場合があります。
（ボイスレコーダーを使えば対策できそうですが、なかなか現実的ではありません）
文字でのやり取りなら、聞き間違いによる伝達ミスをなくすことができます。
また、取引の内容などを確認する時も、記憶に頼ることなく正確に見返すことができます◎！
理由②：内容を理解しやすいから
二つ目の理由は、「文字の方が内容の理解がしやすい」という点です。
有名な文例でいうと
きしゃがきしゃできしゃしました
声で伝えると上記のようになるので、理解するまでに少し時間がかかったり、勘違いが起きてしまう場合があります。
一方、文字で伝えると
記者が汽車で帰社しました
となるので、スムーズに理解できます。
私は、映画やアニメなんかも字幕版で見た方が内容が理解しやすいなと感じます。
デザインのヒアリングをするときも、文字で送ってもらった方が理解しやすいです。あとからじっくり読み込み、理解を深めることもできます。
理由③：スケジュールのすり合わせが必要だから
３つめの理由は電話や面談だと「お互いの予定をすり合わせる必要があるから」です。
電話や面談の場合は、「●日の●時ころから通話しましょう」と、お互いに予定を合わせなければなりません。
直前に急用が入ってしまったり、予定に変更が出れば、また新たにスケジュールを組みなおす必要も出てきます。
また、どの程度時間がかかるかの判断が難しかったり、予想以上に長引く可能性などもあるので、スケジュールの調整が難しいです。
メールやチャットであれば、相手も好きな時に送ることができ、こちらも好きなタイミングでゆっくりと確認することができます。
上記のような理由があって、私の場合は文字でのやり取りの方がメリットが多いと感じています。
（私の仕事の場合は、です。そうではない業種もあります。）
実際に電話での打ち合わせを希望されたケース
今まで、実際に「電話で…」「オンライン面談で...」といわれたことは数回あります。
その時の状況を数点ご紹介します。
【実例①】私たちの会社について電話でお伝えできたらと思いますが、ご都合いかがですか？（会社パンフレット作成のクライアントさんからのメール）
いろいろな情報を口頭で伝えられてもメモしきれないよ…
簡単な箇条書きでも結構ですので、資料で送ってください。とお願いしました。
【実例②】ロゴデザインをお願いしようかと検討中ですが、とりあえず電話でお話ってできますか？（ご依頼を検討中の方からのメール）
お取引するかも決まってないのに、とりあえず電話されても…
せめて「なにが知りたい」とか理由を教えていただきたいです…。
「とりあえずお話したい」…意外とよくあるパターンです。
金額や納期について知りたいとのことだったので、メールで回答させていただきました。
電話打ち合わせのお断り方法
もちろん、業種やその時の状況によっては電話の方が良いということもあるので絶対に断った方が良い！ということではありません。
電話や対面で話す必要があるという場合は対応をしています。
その上で、「電話・対面である必要はない」と思う場合はお断りするようにしています。
例文はこちら
内容にすれ違いが起きないよう、なるべくメールなど、文字媒体でのやり取りをお願いしておりました。
大変お手数ですが、メールにてご連絡を取らせていただくことは可能でしょうか。
電話を希望されていた方でも、「なるほど、そういうことなら」と意外とあっさり理解してもらえます。
まとめ
電話や面談が苦手だと、どうしても身構えてしまいますよね…。
ですが、よい精神状態でお仕事するためにも「電話はお断り」とするのは全く問題ないです。
自分を守れるのも、フリーランスの特権です。「自分が仕事しやすい環境」を目指しましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
参考になれば幸いです。
